SharePointによるイントラネット・社内ポータル構築

SharePointを、単なる社内ポータルではなく、情報共有・文書管理・業務運用を支える社内情報基盤として整備します。

GBSでは、新規構築だけでなく、既存SharePointの情報設計、権限、運用ルール、使いやすさまで見直し、継続的に活用される環境づくりをご支援します。将来的なAIエージェント活用も見据え、社内情報を安全に利用できる基盤として整えることも可能です。

こんな課題はありませんか？

• 社内情報が部門ごとに分散している
• 必要な資料や通達を探すのに時間がかかる
• SharePointを導入しているが、十分に活用できていないように思える
• 社内ポータルを立ち上げたが、通達掲示板のようになっている
• 更新担当者ごとに運用ルールがばらばらになっている
• 社員同士のコミュニケーションを促したいが、どうすればよいかわからない
• 業務が俗人化しており、人事異動のたびに業務が滞る

社内ポータルは、作ること自体よりも、継続的に使われる状態を設計することが重要です。

GBSの特長

SharePointの特性を理解した現実的な設計ができる

SharePointは柔軟性の高いツールですが、
権限設計、情報構造、標準機能の制約、運用ルールなどを十分に考慮しないと、
利用定着や運用負荷の面で課題が発生しやすくなります。

GBSでは、2017年からSharePointを活用したイントラネット・社内ポータル構築を支援してきました。
Microsoft 365の継続的な変化にも対応しながら、実運用を見据えた設計・支援を行っています。

業務に根ざした情報設計ができる

社内ポータルを単なる情報掲載の場ではなく、社員の業務を支える情報基盤として設計します。

運用体制まで含めて設計できる

更新ルール、承認フロー、権限設計、担当者変更時の運用まで見据えて、継続的に運用できる仕組みを整えます。

教育・定着化支援まで対応できる

導入して終わりではなく、利用者や運用担当者が実際に使いこなせる状態を目指し、教育・研修まで支援します。

DXや他システムとの連携も考えられる

SharePointを単独のツールとしてではなく、社内情報共有、業務効率化、DX推進の基盤として位置づけて設計します。

SharePointポータルを使いやすくするデザイン・設計のポイント

SharePointの社内ポータルは、色やレイアウトを整えるだけでは使いやすくなりません。社員が日常的に利用する情報基盤だからこそ、情報の探し方、サイト構造、SharePointの機能・制約、利用する端末や表示環境、公開後の運用まで含めて設計することが重要です。

SharePointでは、セクションやWebパーツを組み合わせてページを構成します。一般的なWebサイトとは異なる特性を理解し、標準機能をうまく活用することで、利用者にとって使いやすく、運用担当者にとって更新しやすい、将来的な変更にも対応しやすいポータルを目指せます。

たとえば、運用を続ける中で次のような課題が生じることがあります。

• 必要な情報がどこにあるか分からない
• お知らせやリンクが増え続け、トップページが煩雑になる
• 部門ごとにサイトが増え、どこを見ればよいか分からなくなる
• SharePointの標準機能では、希望するデザインをそのまま再現できない
• カスタマイズが増え、Microsoft 365の継続的なアップデートへの対応が複雑になる
• 利用する端末や画面幅によって、想定していた見え方と異なることがある

GBSでは、画面の見た目だけでなく、SharePointの機能・制約、社員が情報を探す方法、掲載する情報の目的、利用環境、更新担当者の運用まで含めてUI・情報設計を行います。

デザインを固める前に、SharePointでの実現方法を考える

SharePoint OnlineのモダンUIでは、テーマ、ヘッダー、ナビゲーション、セクション、Webパーツなどを組み合わせてページやサイトを構成します。一方、一般的なWebサイトのようにHTMLやCSSを自由に変更し、すべての要素を思い通りに配置することを前提とした仕組みではありません。

そのため、デザインを先に細かく固めてしまうと、SharePointではそのまま実現できなかったり、実現のために大きなカスタマイズが必要になったりする場合があります。使用するWebパーツやセクション構成、ナビゲーションなどをあらかじめ確認し、SharePointで無理なく実現できる方法を踏まえてデザインすることがポイントです。

GBSでは、最初から大幅なカスタマイズを前提にするのではなく、「標準機能で実現する部分」「SharePointの設定で調整する部分」「業務上必要な部分だけカスタマイズする部分」を切り分けながら設計します。

高度な拡張が必要な場合にはSharePoint Framework（SPFx）なども選択肢になりますが、「実装できるか」だけではなく、そのカスタマイズが利用者の業務や運用に本当に必要かを確認しながら判断します。

見た目だけを優先して保守性を損なうことを避け、Microsoft 365の継続的なアップデートにも対応しやすいポータルを目指します。

SharePointの特性を踏まえた6つの設計ポイント

1．トップページに情報を詰め込みすぎない

社内ポータルでは、「トップページに必要な情報をすべて載せたい」という要望が出ることがあります。しかし、ニュース、クイックリンク、ドキュメント、イベントなどを追加し続けると情報量が増え、重要な情報が埋もれやすくなります。

GBSでは、「毎日見る情報」「必要なときに探す情報」「特定の利用者だけが必要な情報」を整理し、トップページをすべての情報を置く場所ではなく、必要な情報へ移動するための「入口」として設計します。

必要に応じてSharePointのオーディエンスターゲティングなども活用し、全社員に同じ情報を並べるのではなく、利用者に応じた情報の届け方を検討します。

2．組織図ではなく「社員が探す言葉」でナビゲーションを作る

部署構成に合わせてサイトやメニューを作るだけでは、社員が必要な情報へたどり着きにくい場合があります。情報を探す利用者は、必ずしも「どの部署が管理している情報か」を知っているとは限らないためです。

たとえば、「経費を精算する」「出張を申請する」「社内規程を見る」「ITトラブルを問い合わせる」「テンプレートを探す」といった、社員の目的や行動から情報を探すことも考慮します。

GBSでは、サイト構造だけでなく、メニュー名称、カテゴリ、検索、ページ内の導線まで含めて、社員が理解しやすい情報設計を検討します。

3．サイトを深い階層にしすぎない

従来のイントラネットでは、「会社 ＞ 本部 ＞ 部 ＞ 課 ＞ コンテンツ」のように組織構造をそのまま深い階層として表現することがあります。

一方、モダンSharePointでは、複数のサイトをHubなどで関連付け、グローバルナビゲーション、Hubナビゲーション、各サイトのローカルナビゲーションを組み合わせるフラットな情報構造を検討できます。

組織変更のたびに大規模なサイト構造変更が必要になるのではなく、組織や業務が変わっても情報を維持しやすい構造を目指します。

4．情報の目的に合わせてWebパーツを選ぶ

SharePointには、テキスト、画像、クイックリンク、ニュース、ドキュメントライブラリ、Heroなど、さまざまなWebパーツが用意されています。

大切なのは、単に利用できるWebパーツを並べるのではなく、掲載する情報の目的に合わせて使い分けることです。たとえば、「よく使うリンク」「社内のお知らせ」「資料を探す」といった利用目的を整理したうえで、クイックリンク、ニュース、ドキュメントライブラリなど適したWebパーツを選ぶことで、利用者が迷いにくいページにつながります。

情報そのものの重要度だけでなく、「見る」「探す」「移動する」「確認する」といった利用者の行動を考えながら、Webパーツの役割と配置を設計します。

5．標準機能を活かし、作り込みすぎない

SharePointには、テーマ、ロゴ、ヘッダー、ナビゲーション、メガメニュー、セクションレイアウト、ニュース、クイックリンク、Hero、画像、各種Webパーツなど、標準機能だけでもさまざまな表現方法があります。

一方で、一般的なWebサイト制作とは異なり、自由に変更できない部分もあります。そのため、最初からCSSやJavaScriptによるカスタマイズを前提にするのではなく、まず標準機能やSharePointの設定で実現できる範囲を整理します。

そのうえで業務上必要な機能や表現が不足する場合に、SPFxなどを含めた拡張方法を検討します。

Microsoft 365は継続的にアップデートされるため、独自のカスタマイズは将来的な変更の影響を受ける可能性があります。「できるからカスタマイズする」のではなく、そのカスタマイズが利用者の業務を本当に改善するか、更新やメンテナンスを継続できるかを基準に判断します。

6．画面幅や表示環境の違いを考慮し、運用担当者が更新できるデザインにする

SharePointのページは、利用する端末やブラウザの画面幅などによって表示が変化します。特定の画面サイズだけを基準に細かな位置調整を行うのではなく、さまざまな表示環境でも情報が伝わるよう、シンプルで余裕のあるレイアウトを意識することが重要です。

また、完成時に整ったポータルでも、更新のたびに専門知識が必要な構造では、運用負荷が高くなり、情報が更新されなくなる可能性があります。

そこでGBSでは、ページやニュースなどを日常的に更新できるSharePointの特性を活かしながら、次のような運用ルールも整理します。

• ページテンプレート
• ニュースの作成ルール
• 画像サイズや画像の使い方
• 見出しの使い方
• Webパーツの配置ルール
• ナビゲーションへの追加ルール
• コンテンツの公開・更新・廃止ルール

デザインを「完成した画面」として考えるのではなく、さまざまな利用環境に対応しながら、運用を続けても使いやすさを維持できる仕組みまで含めて設計することを重視します。

クラシックUIを利用している場合は、モダン化も見据えて計画する

既存のSharePoint Online環境では、クラシックUIで構築された社内ポータルや、クラシックページ、独自のカスタマイズを長期間利用している場合があります。

Microsoftは、SharePoint Onlineのクラシック発行サイトやクラシックユーザー作成ページについて段階的な変更を発表しています。2027年3月1日以降は、新しいクラシック発行サイトの作成やクラシック発行機能の新規有効化ができなくなり、2028年10月1日以降は、既存テナントでも対象となるクラシックユーザー作成ページが読み取り専用となる予定です。

読み取り専用化の対象には、Wikiページ、Webパーツページ、ブログページ、発行ページ、SharePoint Designerやサードパーティ製品などで作成されたカスタムASPXページが含まれます。一方、リストやライブラリのクラシック表示、リストフォームなど、その他のクラシックエクスペリエンスは今回の対象には含まれていません。

そのため、「クラシックUIが一斉に使えなくなる」と考えるのではなく、現在の環境でどの機能やページを利用しているかを確認し、今後も編集・更新が必要なページからモダン化を検討することが重要です。

また、クラシック環境で利用されてきたマスターページ、CSS、JavaScriptなどのカスタマイズは、モダンUIへそのまま引き継げない場合があります。単純に画面を置き換えるのではなく、既存環境でどのような仕組みや業務が支えられているかを把握したうえで、移行・改善方針を整理する必要があります。

GBSでは、現在のSharePoint環境、対象となるクラシックページ、既存カスタマイズ、利用者への影響、今後も編集が必要なコンテンツ、将来的な保守性などを確認しながら、優先順位をつけた段階的なモダン化・改善方法を検討します。

見た目だけでなく、「情報が見つかる・業務が進む」ポータルへ

GBSが重視するのは、SharePointをきれいに見せることだけではありません。社員がポータルを開いたときに、必要な情報が見つかる、次に何をすればよいか分かる、毎日の業務で自然に利用できる状態をつくることを目指します。

情報設計、UI・デザイン、SharePointの標準機能、利用目的に応じたWebパーツの選択、必要に応じたカスタマイズを組み合わせ、既存環境や運用体制に合わせた社内ポータルの構築・改善をご支援します。

SharePointの情報を活かしたAIエージェント・業務自動化

SharePointに蓄積された社内規程、業務マニュアル、申請手順、過去資料などは、AIエージェントが業務を支援するための重要なナレッジになります。

AIエージェントを活用することで、利用者が必要な情報を自分で探すだけでなく、自然な言葉で質問し、関連する文書をもとに回答や案内を受けられる環境を目指せます。

SharePointとAIエージェントを組み合わせた活用例

• 社内規程や業務マニュアルに関する問い合わせへの回答
• 申請手続きや社内制度に関する案内
• 複数の文書を横断した情報検索と要約
• 担当部門への定型的な問い合わせの削減
• 過去のプロジェクト資料や社内ナレッジの再活用
• 問い合わせ内容に応じた申請・確認業務への誘導

さらに、業務内容に応じてワークフローや既存システムと連携することで、情報を回答するだけでなく、確認、通知、申請などの定型業務を支援するAIエージェントへ発展させることも検討できます。

AI活用には、情報と運用の整理が重要です

AIエージェントを導入しても、SharePoint内の情報が古い、保存場所が分散している、閲覧権限が整理されていないといった状態では、期待する回答や業務支援につながらない場合があります。

GBSでは、AIツールの導入だけを目的とせず、既存のSharePoint環境、文書、権限、業務プロセスを確認し、どの業務からAIエージェント化するかを整理します。

社内ポータルや文書管理基盤の構築・改善から、AIエージェントの構想、検証、業務への定着まで、お客様の環境に合わせて段階的にご支援します。

支援の進め方

1. 現状整理・課題整理

• 社内情報共有の現状把握
• 利用部門・利用者の整理
• 既存サイト・既存ファイル管理の確認
• 課題と改善方針の整理

2. 情報設計・運用設計

• 掲載コンテンツの整理
• サイト構造・導線設計
• 権限設計
• 更新ルール・承認フロー設計
• 運用ガイドライン設計

3. SharePoint構築

• 社内ポータルサイト構築
• ページ・ライブラリ・リスト設定
• Teams連携
• 既存コンテンツの整理・移行支援

4. 定着化支援

• 運用マニュアル作成
• 管理者向け研修
• 利用者向け説明資料作成
• 公開後の改善支援

このようなご相談から始められます

• SharePointを使って社内ポータルを作りたい
• 既存のイントラネットを見直したい
• 社内情報が探しにくい状態を改善したい
• 部門ごとの情報共有ルールを整理したい
• SharePointを導入したが、活用が進んでいない
• 運用担当者が変わっても回る仕組みにしたい

SharePointポータルの構築・改善事例

GBSが支援したSharePointポータルサイトの構築・改善事例をご紹介します。新規構築から既存ポータルのデザイン・導線改善まで、目的や環境に応じた支援内容をご覧いただけます。