SharePointによるイントラネット・社内ポータル構築｜社内情報共有基盤整備

こんな課題はありませんか？

社内情報が部門ごとに分散している
必要な資料や通達を探すのに時間がかかる
SharePointを導入しているが、十分に活用できていないように思える
社内ポータルを立ち上げたが、通達掲示板のようになっている
更新担当者ごとに運用ルールがばらばらになっている
社員同士のコミュニケーションを促したいが、どうすればよいかわからない
業務が俗人化しており、人事異動のたびに業務が滞る

社内ポータルは、作ること自体よりも、継続的に使われる状態を設計することが重要です。

社内ポータルサイト構築で重要なのは「誰に、何を届けるか」

社内ポータルサイトやイントラネットは、単に情報を掲載すれば活用されるわけではありません。
重要なのは、「誰に、どのような情報を、どのような優先順位で届けるのか」を整理することです。

通達だけでは「見るだけ」のサイトになりやすい

社内通達やお知らせは、多くの社員にとって必要性が高く、参照されやすい情報です。
一方で、通達だけを並べたサイトは、単調で受動的なポータルになりやすいという課題もあります。

活動紹介コンテンツは「業務との接点」が重要

部門活動紹介や社員インタビューなどのコンテンツを掲載するケースもありますが、
業務との関係性が薄いコンテンツは、継続的に閲覧されにくく、更新負荷だけが増えてしまうことがあります。

コミュニケーション機能は運用負荷も考慮する必要がある

コメント機能やコミュニティ機能を導入することで、社員同士のコミュニケーション活性化を期待するケースもあります。
一方で、コメントが定着しなかったり、不適切な投稿への対応ルールが必要になったりするなど、運用負荷が課題になることがあります。

GBSの特長

SharePointの特性を理解した現実的な設計ができる

SharePointは柔軟性の高いツールですが、
権限設計、情報構造、標準機能の制約、運用ルールなどを十分に考慮しないと、
利用定着や運用負荷の面で課題が発生しやすくなります。

GBSでは、2017年からSharePointを活用したイントラネット・社内ポータル構築を支援してきました。
Microsoft 365の継続的な変化にも対応しながら、実運用を見据えた設計・支援を行っています。

業務に根ざした情報設計ができる

社内ポータルを単なる情報掲載の場ではなく、社員の業務を支える情報基盤として設計します。

運用体制まで含めて設計できる

更新ルール、承認フロー、権限設計、担当者変更時の運用まで見据えて、継続的に運用できる仕組みを整えます。

教育・定着化支援まで対応できる

導入して終わりではなく、利用者や運用担当者が実際に使いこなせる状態を目指し、教育・研修まで支援します。

DXや他システムとの連携も考えられる

SharePointを単独のツールとしてではなく、社内情報共有、業務効率化、DX推進の基盤として位置づけて設計します。

支援の進め方

1. 現状整理・課題整理

社内情報共有の現状把握
利用部門・利用者の整理
既存サイト・既存ファイル管理の確認
課題と改善方針の整理

2. 情報設計・運用設計

掲載コンテンツの整理
サイト構造・導線設計
権限設計
更新ルール・承認フロー設計
運用ガイドライン設計

3. SharePoint構築

社内ポータルサイト構築
ページ・ライブラリ・リスト設定
Teams連携
既存コンテンツの整理・移行支援

4. 定着化支援

運用マニュアル作成
管理者向け研修
利用者向け説明資料作成
公開後の改善支援

SharePointによるイントラネット・社内ポータル構築