SharePointによるイントラネット・社内ポータル構築｜社内情報共有基盤整備

こんな課題はありませんか？

社内情報が部門ごとに分散している
必要な資料や通達を探すのに時間がかかる
SharePointを導入しているが、十分に活用できていないように思える
社内ポータルを立ち上げたが、通達掲示板のようになっている
更新担当者ごとに運用ルールがばらばらになっている
社員同士のコミュニケーションを促したいが、どうすればよいかわからない
業務が俗人化しており、人事異動のたびに業務が滞る

社内ポータルは、作ること自体よりも、継続的に使われる状態を設計することが重要です。

社内ポータルサイト構築で重要なのは「誰に、何を届けるか」

社内ポータルサイトやイントラネットは、単に情報を掲載すれば活用されるわけではありません。
重要なのは、「誰に、どのような情報を、どのような優先順位で届けるのか」を整理することです。

通達だけでは「見るだけ」のサイトになりやすい

社内通達やお知らせは、多くの社員にとって必要性が高く、参照されやすい情報です。
一方で、通達だけを並べたサイトは、単調で受動的なポータルになりやすいという課題もあります。

活動紹介コンテンツは「業務との接点」が重要

部門活動紹介や社員インタビューなどのコンテンツを掲載するケースもありますが、
業務との関係性が薄いコンテンツは、継続的に閲覧されにくく、更新負荷だけが増えてしまうことがあります。

コミュニケーション機能は運用負荷も考慮する必要がある

コメント機能やコミュニティ機能を導入することで、社員同士のコミュニケーション活性化を期待するケースもあります。
一方で、コメントが定着しなかったり、不適切な投稿への対応ルールが必要になったりするなど、運用負荷が課題になることがあります。

GBSの特長

SharePointの特性を理解した現実的な設計ができる

SharePointは柔軟性の高いツールですが、
権限設計、情報構造、標準機能の制約、運用ルールなどを十分に考慮しないと、
利用定着や運用負荷の面で課題が発生しやすくなります。

GBSでは、2017年からSharePointを活用したイントラネット・社内ポータル構築を支援してきました。
Microsoft 365の継続的な変化にも対応しながら、実運用を見据えた設計・支援を行っています。

業務に根ざした情報設計ができる

社内ポータルを単なる情報掲載の場ではなく、社員の業務を支える情報基盤として設計します。

運用体制まで含めて設計できる

更新ルール、承認フロー、権限設計、担当者変更時の運用まで見据えて、継続的に運用できる仕組みを整えます。

教育・定着化支援まで対応できる

導入して終わりではなく、利用者や運用担当者が実際に使いこなせる状態を目指し、教育・研修まで支援します。

DXや他システムとの連携も考えられる

SharePointを単独のツールとしてではなく、社内情報共有、業務効率化、DX推進の基盤として位置づけて設計します。

SharePointの情報を活かしたAIエージェント・業務自動化

SharePointに蓄積された社内規程、業務マニュアル、申請手順、過去資料などは、AIエージェントが業務を支援するための重要なナレッジになります。

AIエージェントを活用することで、利用者が必要な情報を自分で探すだけでなく、自然な言葉で質問し、関連する文書をもとに回答や案内を受けられる環境を目指せます。

SharePointとAIエージェントを組み合わせた活用例

社内規程や業務マニュアルに関する問い合わせへの回答
申請手続きや社内制度に関する案内
複数の文書を横断した情報検索と要約
担当部門への定型的な問い合わせの削減
過去のプロジェクト資料や社内ナレッジの再活用
問い合わせ内容に応じた申請・確認業務への誘導

さらに、業務内容に応じてワークフローや既存システムと連携することで、情報を回答するだけでなく、確認、通知、申請などの定型業務を支援するAIエージェントへ発展させることも検討できます。

AI活用には、情報と運用の整理が重要です

AIエージェントを導入しても、SharePoint内の情報が古い、保存場所が分散している、閲覧権限が整理されていないといった状態では、期待する回答や業務支援につながらない場合があります。

GBSでは、AIツールの導入だけを目的とせず、既存のSharePoint環境、文書、権限、業務プロセスを確認し、どの業務からAIエージェント化するかを整理します。

社内ポータルや文書管理基盤の構築・改善から、AIエージェントの構想、検証、業務への定着まで、お客様の環境に合わせて段階的にご支援します。

AIエージェント時代の社内ポータルについて詳しく知りたい方へ

AIエージェントを社内業務で活用するには、社内文書を蓄積するだけでなく、正本、版、メタデータ、アクセス権、承認、API連携などを整理した内部情報基盤が重要です。

社内ポータルやイントラネットを、AIエージェントが安全に利用できる情報基盤として整える考え方をコラムで解説しています。

AIエージェント時代のイントラネット・社内ポータル構築を読む →

既存のSharePointを活かしたAI活用をご検討の方へ

社内文書の検索や問い合わせ対応など、現在の業務でAIエージェントを活用できる領域を整理します。具体的な導入製品や要件が決まっていない段階でもご相談いただけます。

GBSのAIエージェント導入・業務自動化支援を見る

支援の進め方

1. 現状整理・課題整理

社内情報共有の現状把握
利用部門・利用者の整理
既存サイト・既存ファイル管理の確認
課題と改善方針の整理

2. 情報設計・運用設計

掲載コンテンツの整理
サイト構造・導線設計
権限設計
更新ルール・承認フロー設計
運用ガイドライン設計

3. SharePoint構築

社内ポータルサイト構築
ページ・ライブラリ・リスト設定
Teams連携
既存コンテンツの整理・移行支援

4. 定着化支援

運用マニュアル作成
管理者向け研修
利用者向け説明資料作成
公開後の改善支援

SharePointポータルの構築・改善事例

GBSが支援したSharePointポータルサイトの構築・改善事例をご紹介します。新規構築から既存ポータルのデザイン・導線改善まで、目的や環境に応じた支援内容をご覧いただけます。

グループ会社を含む全社員向けポータルサイトの構築・運用支援

総合電機メーカー様を対象に、SharePointでの実現性確認・技術検証から、情報設計、サイト構築、Viva Engage導入、公開後の運用支援まで一貫して対応した事例です。

SharePointによるグループ内ポータルサイト構築事例を見る

既存ポータルのデザインと情報導線を改善

PowerPointで作成されたデザインイメージをもとに、SharePoint上での実現方法を検討し、HTML・CSS・JavaScriptを活用して画面と情報導線を改善した事例です。

SharePoint社内ポータルのデザイン改善事例を見る

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